Procedura konkursowa w procesie przyznawania dotacji

Faza pierwsza – ogłoszenie konkursu

Zgodnie z treścią ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie konkurs musi być ogłoszony co najmniej 21 dni przed upływem terminu składania ofert.

Wynikający z przywoływanej ustawy, co najmniej trzytygodniowy termin składania ofert jest okresem, w którym przyjmuje się zgłoszone oferty, a także udziela się informacji zainteresowanym aplikowaniem o środki z budżetu jednostki terytorialnejInformacja o konkursie ofert zawiera informację o:

  1. charakterze zlecanego zadania,
  2. kwocie środków publicznych przeznaczonych na realizację tego przedsięwzięcia,
  3. regułach przyznawania dotacji,
  4. terminach i warunkach realizacji projektu,
  5. terminie składania ofert,
  6. trybie i parametrach wykorzystywanych przy wyborze inicjatyw oraz terminie dokonania wyboru ofert,
  7. zrealizowanych przez samorząd danej jednostki w roku ogłoszenia otwartego konkursu oraz w roku poprzedzającym zadaniach publicznych tego samego typu, powiązanych z nimi ponoszonymi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem dotacji przyznanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3. ust. 3. stosownej ustawy.

Ogłoszenie o konkursie zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej, a także na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu administracji publicznej danej jednostki terytorialnej (informacje o konkursach, prowadzonych przez określone samorządowe jednostki organizacyjne, umieszczane są na tablicy ogłoszeń w ich siedzibie), a także w jego delegaturach, na odpowiednich stronach internetowych. Ogłoszenie może zostać zamieszczone również w periodyku o zasięgu, co najmniej regionalnym.

Wynikający z przywoływanej ustawy, co najmniej trzytygodniowy termin składania ofert jest okresem, w którym przyjmuje się zgłoszone oferty, a także udziela się informacji zainteresowanym aplikowaniem o środki z budżetu jednostki terytorialnej. W tym okresie oferenci samodzielnie, z własnej inicjatywy mogą dokonywać ewentualnych korekt i modyfikacji złożonych ofert.

Ocena formalna zgłoszonych projektów

Pracownik oddziału lub delegatury, który odpowiada za współpracę z organizacjami pozarządowymi lub wypełnia zadania dotyczące ogłoszonego konkursu, na prośbę oferenta udziela informacji na temat konkursu i warunków formalnych, które oferta powinna spełniać. Taka osoba może również służyć pomocą w sprawdzeniu, czy została ona przygotowana zgodnie z wymogami formalnymi i czy zawiera wszystkie niezbędne załączniki.

Pracownikowi stanowczo zabrania się sporządzania ofert w imieniu organizacji. W żaden sposób nie może on też wpływać na treść oferty.

Procedura oceny formalnej ofert jest przeprowadzana na bieżąco. Jej rozpoczęcie następuje niezwłocznie po wpłynięciu ofert konkursowych. Ocena formalna, polegająca na sprawdzeniu spełnienia bazowych restrykcji dotyczących oferty i oferenta, określonych w ogłoszeniu, dokonywana jest przez pracowników właściwego departamentu prowadzącego konkurs na stronie internetowej, stanowiącej osobny załącznik do powyższych zasad. By uniknąć pomyłek, każda oferta jest weryfikowana przez kilku pracowników, którzy sprawdzają także, czy w sposób prawidłowy zostało przeprowadzone rozliczenie dotacji (wiecej w temacie pod linkiem).